確定申告のレシート、電子保存が必要なのはどれ？

画像出典: PAKUTASO (ぱくたそ)

レシートと領収書PDFが混ざったまま年末を迎えると、申告前の数日が地獄になります。しかも「電子帳簿保存法」という言葉には、必ずやらなければいけない部分と、やらなくてもいい部分が混ざっています。

正直なところ、ここを切り分けないまま全部をスキャンしようとして息切れする人がいちばん多いところです。義務の範囲を先に確定させてから、月1回の作業に落とし込んでいきましょう。

電子保存が義務なのはどのレシート？

義務になっているのは「電子で受け取った・発行した取引データ」だけです。これを電子取引と呼びます。具体的には、メールに添付されて届いた請求書・領収書、クレジットカードの利用明細をWebサイトからダウンロードしたもの、ネット経由で発行された領収書PDFなどが該当します。

電子取引データの保存は2024年1月1日から完全義務化されており、法人・個人事業主、そして一定規模以上の副業所得者すべてが対象です。2022年施行の宥恕措置（猶予期間）はすでに終了していて、2026年現在は保存状態が税務調査で確認される運用段階に入っています。

一方で、コンビニや交通機関で受け取った紙のレシートをそのまま紙で保管する場合は、電子帳簿保存法の対象外です。スキャンして原本を廃棄する「スキャナ保存」は任意の選択肢で、やらなくても違反にはなりません。

見落としやすいのが、クラウド請求書サービス（Misoca、freee請求書など）からダウンロードした自分の発行控えです。印刷して紙でファイルしても、元のPDFデータの保存は別途必要になります。

紙に出した分は紙として整理されているだけで、電子取引データを保存した扱いにはなりません。ダウンロードしたPDFはダウンロードフォルダに置きっぱなしになりがちなので、後述の保存先に移す作業を月1回の流れに組み込みます。

まだ案件がない段階からどう始める？

保存の仕組みは、収入が発生する前に作っておくほど楽になります。最初の1件を受けるまでにやることは、おおむね次の順番です。

1. やる仕事を1つに絞る執筆・デザイン・データ入力など、今の勤務先や趣味で既に手が動く作業を1つ選びます。幅を広げるのは2件目以降で足ります。
2. 見せられるものを2〜3点そろえる実績がない段階では、自分で作ったサンプルで構いません。納品物の形（記事なら本文、デザインなら画像）で見せられる状態にします。
3. 単価と対応できる量を決める1件あたりの金額と、平日に使える時間を先に決めておきます。安く受けすぎて続かないのを避けるためです。
4. クラウドソーシングや知人経由で応募する募集要項に沿って、選んだ仕事の実物サンプルを添えて提案します。
5. 受注したら保存の箱を先に作る年と月のフォルダ、クライアント名のタグ、請求書の発行手段（クラウド請求書サービス）を、初回の請求前にそろえます。
6. 開業届と青色申告承認申請書の提出を検討する事業として続ける見込みが立った時点で提出します。これが後述の控除の前提になります。

5番目を後回しにすると、1件目の請求書PDFや経費の明細を探し直す作業が発生します。箱を先に作っておけば、1件目の入金から記帳までが同じ流れの中で終わります。

電子取引データの保存要件は何が必要？

電子取引データを保存するときに求められるのは、次の4点です。

1. システム概要の書類を備える使っている会計ソフトやサービスの概要がわかる書類（マニュアルや公開されている概要説明）を手元に置いておきます。
2. 見読可能装置を備えるPC・ディスプレイ・プリンタなど、データを画面や紙で確認できる環境があること。普段仕事に使っているPCとプリンタで足ります。
3. 検索機能の確保取引日付・取引先・取引金額で検索できる状態にすること。ただしこれは次の章の条件で実質免除できます。
4. 改ざん防止の措置タイムスタンプ付与、訂正削除履歴が残るシステムの利用、または事務処理規程の整備のいずれか1つ。

4つ並ぶと重そうに見えますが、1と2は今の作業環境でほぼ満たしています。実際に手を動かすのは3と4だけです。

検索システムを入れなくても大丈夫？

判定期間（基準期間）の売上高が5,000万円以下で、税務調査の際に電子データの「ダウンロードの求め」に応じられるなら、検索機能確保の要件は不要になります。2024年1月1日以降の取引に適用される扱いです。

別のルートもあります。電子データを整然とした形式・明瞭な状態で出力し、取引年月日・取引先ごとに整理した書面の提示・提出に応じられ、かつデータのダウンロードの求めにも応じられる場合も、検索機能の要件を満たしたとみなされます。

複数クライアントを持つ副業フリーランスの大半は売上高5,000万円以下に収まります。つまり専用システムを買う必要はなく、フォルダ名とファイル名のルールだけで足りる可能性が高いということです。

フォルダとファイル名のルールの作り方

「月×取引先」で整理するのがいちばん簡単です。レシートや領収書は受け取った月・発行された月でフォルダを分け、ファイル名に日付・取引先・金額を入れます。

ファイル名に3項目を入れておくと、OSのファイル検索でも日付・取引先・金額のどれからでも引けます。どの経費がどの契約・プロジェクトに紐づくかをソフトのタグで明確にしておくと、クライアント別の利益が見えるだけでなく、税務調査で聞かれたときの説明もすぐできます。

クライアント別の利益が見えるようになると、単価の交渉材料がそのまま手元にそろいます。たとえば「月の作業時間は同じでも、A社は1件あたりの利益がB社の半分」と数字で見えれば、継続の相談でA社に単価の見直しを持ち出す根拠になりますし、見直しが通らない場合はその時間をB社と同条件の案件に振り替える判断ができます。時間あたりの実入りが低い案件を見つけて置き換えられるのは、仕分けを月単位で回している人の強みです。

経費の取りこぼしが減る分も同じ方向に働きます。クレカ明細やメール添付の領収書を毎月拾っていれば、年末にまとめて探して見つからなかった分を諦めるということがなくなり、申告できる経費がそのまま残ります。

改ざん防止はタイムスタンプなしでできる？

電子帳簿保存法ではタイムスタンプは必須要件ではなく、タイムスタンプなしでも法令順守は可能です。選択肢のうち、個人で現実的なのは「事務処理規程」の整備です。

事務処理規程とは、データの訂正・削除を行う場合のルールを定めた規程のことです。国税庁が規程のサンプル（ひな形）を公開しており、個人事業主はこれをそのまま使って整備するだけで足りるケースが多いとされています。

1. ひな形を入手する国税庁が公開している事務処理規程のサンプルをダウンロードします。
2. 事業者名と日付を埋める自分の氏名（屋号）と適用開始日を記入し、PDFまたは印刷して保管します。
3. 規程どおりに運用する保存したデータを後から直すときは、規程に書いた手順に沿って記録を残します。実務上は、修正版を別ファイルで保存し元ファイルを残すのが扱いやすい方法です。

紙のレシートはスキャンした方がいい？

スキャナ保存は任意ですが、紙の保管場所と紛失リスクを減らしたいなら選ぶ価値があります。対象は決算関係書類・帳簿を除く国税関係書類全般で、領収書・請求書・注文書・契約書・納品書などが含まれます。

2024年1月1日以降のスキャナ保存では、解像度200dpi相当以上、カラーはRGB各256階調以上（24bitカラー）での読み取りが必要です。この条件を満たして撮影・保存すれば、紙原本を保管し続ける必要がなくなります。

クラウド会計ソフト付属のスマホのレシート撮影機能は、この解像度を満たす設定で撮れるものが一般的です。買い物の帰りにその場で撮る習慣にすると、財布の中にレシートが溜まらなくなります。

月1回の仕分けはどう習慣化する？

申告直前にまとめてやろうとすると、取引先ごとの記憶が薄れて手が止まります。月末または月初に30分〜1時間の枠を1つ取り、毎回同じ順番で処理するのが続けやすい形です。

1. メールを横断検索する「請求書」「領収書」「ご利用明細」で検索し、添付PDFをその月のフォルダへ保存します。
2. Webサービスから明細を落とすクレジットカード・電子マネーの利用明細、クラウド請求書サービスの発行控えをダウンロードして同じフォルダへ。
3. 命名ルールで揃える保存したファイルを「日付_取引先_金額」に一括リネームします。
4. 会計ソフトに登録する経費を入力し、クライアント別に見たいものはタグ・プロジェクト分類を付けます。
5. 紙のレシートを処理する撮影して保存するか、紙のまま月別の袋へ入れて封をします。

毎月同じ5手順に固定してしまうと、迷う時間がなくなるぶん所要時間が短くなります。最初の月だけはフォルダ構成と規程の整備があるので長くかかりますが、2か月目からは軽くなります。

保存期間と青色申告の控除はどうなる？

保存期間は申告の種類で変わります。保存期間の起算点は、いずれも確定申告の提出期限日です。

所得税法に基づく公表内容をもとに作成

複数クライアントから副業収入がある場合、申告は通常「事業所得」または「雑所得」です。開業届と青色申告承認申請書を提出して青色申告を選んでいるなら7年保存が基本になるので、フォルダは年単位で7年分が残る前提で設計しておくと迷いません。

青色申告特別控除65万円の要件

令和8年分（2026年分）の確定申告の提出期限は2027年3月15日です。控除額は記帳方法と提出方法で分かれます。

分かれ道に出てくる記帳方法は2種類です。複式簿記は、1つの取引を「現金が減った／消耗品費が増えた」のように左右2面で記録する方式で、損益計算書と貸借対照表の両方が作れます。簡易簿記は、家計簿に近い形で収入と支出を一列に並べて記録する方式です。クラウド会計ソフトを使う場合は、入力画面が家計簿のようでも裏側で複式簿記の帳簿が作られる作りになっているものが一般的です。

もう一つ出てくるのが優良な電子帳簿保存です。これは通常の電子帳簿保存よりも条件が厳しい区分で、帳簿データの訂正・削除の履歴が残ること、関連する帳簿同士で記録をたどれること、日付・金額・取引先で検索できることなどを満たし、事前に税務署へ届出を出して適用を受けるものを指します。この章の分かれ道では、e-Taxで電子申告する代わりの選択肢として登場します。副業で複数クライアントを持つ段階なら、e-Taxでの提出を選ぶ方が手間は小さいのが通常です。

令和9年分（2027年分）以降は最高控除額が75万円に引き上げられる予定で、書面申告の控除額は55万円から10万円へ減額される見込みです。書面で出している人は、電子申告への切り替えを早めに試しておくと影響を受けにくくなります。

月1回の仕分けが回っていれば、複式簿記の記帳も期限内の電子申告もつながった作業として片付きます。保存要件を満たす整理と、控除を取るための記帳は、同じ作業の表と裏です。

最初の一歩は、年と月のフォルダを作り、メールを「請求書」で検索して出てきたPDFを入れることだけです。義務の範囲は電子で受け取ったデータに限られているので、着手の対象はそこまで広くありません。

よくある質問

紙のレシートもスキャンして電子保存しないと違反になりますか？

いいえ、違反になりません。電子帳簿保存法で義務化されているのは電子で受け取った・発行した取引データの保存で、紙のレシートをそのまま紙で保管する場合は対象外です。紙をスキャンして原本を廃棄するスキャナ保存は任意の選択肢です。

フリーランスでも検索できるシステムを導入する必要がありますか？

判定期間（基準期間）の売上高が5,000万円以下で、税務調査の際に電子データの「ダウンロードの求め」に応じられるなら、検索機能確保の要件は不要です。2024年1月1日以降の取引に適用され、月と取引先でフォルダを分けファイル名に日付・取引先・金額を入れておけば整理された状態を保てます。

タイムスタンプを使わずに改ざん防止の要件を満たせますか？

満たせます。電子帳簿保存法ではタイムスタンプは必須要件ではなく、データの訂正・削除のルールを定めた事務処理規程を整備し、それに沿って運用すれば改ざん防止の要件を満たせます。国税庁が規程のサンプルを公開しており、個人事業主はそれをそのまま使って整備すれば足りるケースが多いとされています。

クラウド請求書サービスで発行した請求書は印刷すれば保存したことになりますか？

なりません。クラウド請求書発行サービスからダウンロードした請求書・領収書のPDFは電子取引データに該当するため、紙に印刷するだけでなく元データの保存も必須です。印刷物とは別に、PDFをそのまま保存先フォルダに残してください。

複式簿記と簡易簿記は何が違いますか？

複式簿記は1つの取引を2面で記録する方式で、損益計算書と貸借対照表の両方を作れます。簡易簿記は収入と支出を一列に並べて記録する家計簿に近い方式です。青色申告特別控除は複式簿記で記帳した場合に65万円または55万円、簡易簿記の場合は10万円となります。

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