事務職のITスキル、職務経歴書に書ける棚卸し4手順

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「書けることが無い」のではなく、書ける形になっていないだけ、というケースがほとんどです。毎日やっている集計や資料づくりは、実際には特定の機能を選んで使っている作業です。ただ、頭の中では「いつもの作業」としてひとかたまりになっているので、そのまま言葉にすると「パソコンは問題なく使えます」に縮んでしまいます。

職務経歴書を書く前の準備として、経験やスキルの棚卸しをしておくことが重要だとされています。棚卸しというのは、この「いつもの作業」を分解して、使っている機能の名前を取り出す作業のことです。

正直なところ、この作業は思い出す手間がかかります。ただ、一度やっておけば書類のたびに使い回せますし、面接で聞かれたときにも同じ話ができます。

なぜ「PC操作に問題なし」では評価されないのか？

採用側が知りたいのは、入社後に任せられる作業の範囲です。「パソコンは業務上支障なく使用できました」という書き方だと、メールが打てるのか、関数を使った集計ができるのか、区別がつきません。判断できない情報は、評価のしようがないので飛ばされます。

逆に言えば、書き方を変えるだけで見え方が変わります。「Excel：売上データ集計（VLOOKUP、ピボットテーブル使用）」のように、関数名・機能名・使った場面をセットで書くのが基本形です。やっている作業は同じでも、これなら任せられる範囲が伝わります。

事務職のPCスキルは、WordとExcelが中心と言われます。Wordなら文章作成と表作成、Excelなら四則演算やSUM・AVERAGE関数ができると評価対象になります。さらにIF関数やVLOOKUP関数を使ってミスなく集計できるレベルは、即戦力として歓迎されます。ここで大事なのは、「SUMだけだから書くほどでもない」と自分で切り捨てないことです。初級でも具体的に書けば評価の材料になります。

ITスキルの棚卸しはどう進める？

棚卸しは、思い出しながら4つの段階を通します。順番に意味があって、先に細かく書こうとすると手が止まるので、まずは粗く全部出すところから始めます。

1. 使っているツール・作業を全部書き出すExcel集計、資料作成、データ入力、電話やメールの対応管理システムなど。粒度はバラバラでかまいません。この段階では評価せず、思いついた順に並べます。
2. 各作業で使った機能・関数名を具体化する「集計」で止めず、SUM、IF、VLOOKUP、ピボットテーブル、マクロのどれを使ったかまで下ろします。名前が思い出せないものは、実際にファイルを開いて数式バーを見るのが早いです。
3. 効果を数値化できるものは数字を添える集計にかかっていた時間が短くなった、転記ミスが減った、など。正確な計測がなくても「以前は半日、今は1時間」程度の実感ベースの比較は書けます。
4. 曖昧表現を具体表現に置き換える「PC操作に問題なし」を、手順2・3で取り出した名前と数字に差し替えます。ここでようやく職務経歴書の文面になります。

名前が出てこないのは普通のことです。日常業務では「あのいつものやつ」で通じてしまうので、正式な呼び名を意識する場面がありません。手順2で実ファイルを開くのを勧めているのはこのためで、数式バーに表示されている関数名がそのまま職務経歴書に書ける語になります。ピボットテーブルのような機能名も、リボンのタブに書かれている表記を見れば確認できます。

自分のレベルはどのあたり？初級・中級・上級の目安

書き出したものを並べたら、次はどのくらいの位置にいるかを確かめます。レベルの区切りは、おおむね次のように整理されています。

この区切りで見ると、多くの事務職の方は初級から中級のあいだにいます。そして中級の入り口であるVLOOKUPとピボットテーブルは、日常業務ですでに触っている人がかなり多い機能です。「名簿から該当する人の情報を引っ張ってくる」「入力データを条件別に集計し直す」といった作業に心当たりがあれば、そこは中級として書けます。

上級のVBAまで届いていなくても問題ありません。段階が分かれているということは、それぞれの段階に対応する求人があるということです。今いる位置を正しく書くほうが、背伸びして書いて面接で困るより結果的に良い方向へ進みます。

最後の項目にあるとおり、PCスキルは職務経歴書に「PCスキル」という項目を独立して作り、使用経験のあるOS・アプリケーション・バージョンまで記載しておくとよいとされています。職歴の説明文に埋もれさせず、独立した欄にまとめたほうが読み手に見つけてもらえます。

棚卸しに時間をどう充てる？

この4手順は、まとめて一気にやる必要がありません。手順1の書き出しは30分あれば粗い一覧ができますし、手順2は業務中に「今使ったのはこの関数」と気づいたときにメモを足していけば埋まります。

働きながら進める場合は、通勤時間や昼休みに手順1のリストを眺めて追記する、というやり方が現実的です。まとまった時間が取れる人——学生や、転職活動の合間で時間に余裕がある人——なら、実ファイルを開きながら手順2までを1〜2時間で通してしまうほうが早く終わります。可処分時間の量に合わせて分割の仕方を変えるだけで、手順そのものは同じです。

学生の場合は職歴がないぶん、アルバイトやゼミ、サークルの会計・名簿管理でExcelを使った経験がそのまま棚卸しの対象になります。「部の会計をExcelで管理（SUM、条件付き書式を使用）」のように書けば、社会人の職務経歴書と同じ形式で示せます。

棚卸しの先に、資格を足すなら何が近い？

棚卸しをすると、書けるものと同時に「ここが手薄だ」という部分も見えてきます。埋め方として資格を検討する場合、事務職からの延長線上で近いのはIT全般の基礎を示す試験です。

国家資格の基本情報技術者試験は、直近（2024年4月〜2025年3月）の合格率が40.8%でした。同じIT系でも、ITパスポートの累計平均合格率は約51%、情報セキュリティマネジメント試験は令和5年度で72.6%と、基本情報のほうが難易度は高めです。数字の並びを見ると、まずITパスポートで土台を作ってから基本情報へ進む順路が無理のない形だとわかります。

今日やるなら、どこから手をつける？

白紙から職務経歴書を書き始めると、たいてい「PC操作に問題なし」に着地します。順番を変えて、先に業務の書き出しを終わらせておくのが遠回りに見えて近道です。

今日できるのは手順1だけで十分です。ここ1ヶ月で開いたExcelファイルを開き直して、何のための作業だったかを箇条書きにする。それだけで、次に書類を書くときのスタート地点が白紙ではなくなります。書けることが無いのではなく、まだ言葉になっていないだけ——そこを確かめるところから始めれば、判断はそのあとでかまいません。

よくある質問

事務職の職務経歴書に、Excelスキルはどう書けばよいですか？

「Excel：売上データ集計（VLOOKUP、ピボットテーブル使用）」のように、使った関数名・機能名と、それを何のデータに使ったかをセットで書きます。「パソコンは業務上支障なく使用できました」のような曖昧な表現は、任せられる作業の範囲が判断できないため避けます。また、PCスキルは職歴の説明文に埋め込まず、「PCスキル」という独立した項目を作り、使用経験のあるOS・アプリケーション・バージョンまで記載すると読み手に伝わりやすくなります。

SUM関数しか使えなくても職務経歴書に書いてよいですか？

書いて問題ありません。事務職のPCスキルはWordとExcelが中心で、四則演算やSUM・AVERAGE関数ができれば評価対象になります。初級であっても、グラフ作成ができる、といった内容を具体的に書けば評価の材料になります。逆に、できることを自分で切り捨てて曖昧な表現にまとめてしまうほうが、伝わる情報が減ります。

ITスキルの棚卸しは具体的にどう進めますか？

4つの手順で進めます。1）日常業務で使っているツール・作業をすべて書き出す、2）各作業で使った機能・関数名（SUM／IF／VLOOKUP／ピボットテーブル／マクロなど）を具体化する、3）時間短縮やミス削減など効果を数値化できるものは数字を添える、4）「PC操作に問題なし」のような曖昧な表現を、関数名やツール名を含む具体的な表現に置き換える。手順1は30分程度で粗い一覧ができます。

事務職からIT系の資格を取るなら、どれが近いですか？

基礎から段階的に進めるなら、ITパスポート（累計平均合格率約51%）や情報セキュリティマネジメント試験（令和5年度72.6%）が入口になり、その先に国家資格の基本情報技術者試験（2024年4月〜2025年3月の合格率40.8%）があります。ただし、すでに実務でVLOOKUPやピボットテーブルを使っている領域については、資格より具体的な業務記述のほうが伝わります。資格は実務経験が薄い部分を補う用途で検討するのが効率的です。

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