振込手数料は誰が払う？副業請求書に書くべき一文

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初めての請求書で一番よくつまずくのが、この「入金額が数百円足りない」現象です。多くの場合ミスではなく、振込手数料が引かれた金額が振り込まれているだけ。つまり、手数料をあなたが負担する形で処理されたということです。

正直なところ、これは事前にどちらが負担するか決めていなかったから起きます。しかも厄介なのは、法律の原則と実際の商慣習が逆方向を向いていること。まずそこを整理してから、請求書に何を書けばいいかを見ていきましょう。

法律上は、どちらが負担するのが原則？

民法485条は「弁済の費用について別段の意思表示がないときは、その費用は債務者の負担とする」と定めています。ここでいう債務者とは、お金を払う側、つまり発注者のことです。

お金は債権者（受け取る側）の場所へ持っていくのが原則という考え方（持参債務の原則・民法484条）があり、振込手数料は「代金をあなたの口座まで運ぶための費用」にあたります。運ぶ費用は運ぶ人が持つ、というイメージです。だから法律上の原則は、支払う側＝発注者の負担になります。

ただし、この条文には見落とせない前置きがあります。「別段の意思表示がないときは」の部分です。485条は当事者の合意があればそちらが優先される任意規定なので、契約書や請求書に「振込手数料は貴社ご負担でお願いします」と書いてあれば、その合意のほうが上に来ます。逆も同じで、受注者負担と合意していればそれが有効です。

それなのに、なぜ差し引かれることが多いの？

実務では発注者側の社内規定で「振込手数料は受注者負担」と定めているケースが多く、これが商慣習として広く行われています。取引先ごとに個別対応するのが煩雑なため、支払いルールを一律にそろえている会社が少なくないのです。

用語を整理しておきます。この2パターンには呼び名があります。

ややこしいのは、「当方」「先方」が誰の視点かによって指す相手が変わる点です。上の表は発注者から見た呼び方で、発注者が「先方負担で」と言えば、負担するのはあなたということになります。請求書の文面で使うときは、こちらが負担するのか相手が負担するのかを言葉で書いたほうが誤解が起きません。

請求書のどこに、どう書けばいい？

書く場所は備考欄です。金額欄のすぐ下、振込先口座情報の近くに置くと、支払い担当者の目に自然と入ります。

相手に負担してもらいたい場合は、こう書きます。

自分が負担する場合、あるいは相手の社内規定に合わせる場合は、それも明記しておきます。

後者を書いておくと、支払い担当者が迷わず処理できます。どちらが負担するかを請求書上に明確に書いておくことが、トラブル防止につながります。何も書かないのが一番もめるパターンです。

この一文で、受け取る額はどれだけ変わる？

手数料は1回あたり数百円ですが、効いてくるのは回数です。月2件の請求を1年続ければ24回。1回440円なら年1万円を超えます。備考欄の一文を入れて相手負担で合意できれば、その分がそのまま手元に残ります。

実際、条件確認のときに「振込手数料は貴社ご負担でお願いできますか」と聞くだけで、社内規定に定めのない小規模な発注者ならそのまま通ることがあります。断られても失うものはなく、次からは自分が負担する前提で単価を組み立てればいいだけです。単価の見直しをするなら、手数料込みで自分の受取額がいくらになるかを一度計算しておくと、値上げを切り出すときの根拠にもなります。

金額はどう書く？　差し引かれた分の処理は？

ここで初心者がつまずくのが、請求金額そのものをどう記載するかです。手数料を自分が負担する場合でも、請求書の請求額は手数料を引く前の満額で書きます。あらかじめ440円引いた金額を請求する必要はありません。

1. 請求額は満額で記載報酬額と消費税を通常どおり計算し、合計欄には手数料を引かない金額を書きます。
2. 備考欄で負担者を明記「振込手数料は当方にて負担いたします」等の一文を添えます。
3. 入金時に差額を確認請求額と入金額の差が振込手数料の相場（数百円程度）に収まっているかを見ます。
4. 帳簿では差額を支払手数料として計上売上は請求額の満額で立て、差し引かれた分は経費（支払手数料）として記録します。

4番目が確定申告のときに効いてきます。入金額をそのまま売上にしてしまうと、売上と請求書の金額が合わなくなります。売上は満額、差額は経費、と分けて記録しておくのが正しい形です。

会計ソフトを使っているなら、入金消込のときに差額を支払手数料として自動で処理する機能があるものが多いです。件数が増えてから手作業でさかのぼると大変なので、最初の1件目から習慣にしておくと後が楽になります。

契約前に確認しておくと、そもそももめない

請求書に書くのは最後の砦で、本当は契約時に決まっているのが理想です。業務委託契約書がある案件なら、支払条件の条項に手数料の負担について書かれていることがあります。契約書に記載があれば、それが請求書の記載より優先されると考えてください。

契約書がない小さな案件でも、初回の見積もりや条件確認のやり取りで一言確認しておけば十分です。

この4点をまとめて1通のメッセージで聞けば、細かいことを気にする人だと思われるより、むしろ手続きに慣れている印象になります。特に支払いサイトと手数料はセットで聞いておくのが自然です。

なお、インボイス制度が2023年10月に始まって以降、振込手数料の負担区分をめぐる実務対応の議論が増えているとの指摘があります。手数料を差し引かれる形が続く場合は、その処理をどう扱うかを取引先と最初にすり合わせておくと安心です。

入金額が少なかったとき、どう伝える？

差額が振込手数料の範囲を超えている、あるいは手数料は相手負担で合意していたのに引かれていた場合は、確認の連絡をします。責める書き方をせず、事実確認の形にするのがコツです。

ほとんどのケースは社内規定による処理なので、確認すればすぐ理由がわかります。もし相手負担で合意していたのに差し引かれていたなら、差額の再送金を求めるより、次回請求分で調整してもらうほうが相手の事務負担が軽く、話がまとまりやすいです。

お金の話を切り出すのは最初は緊張しますが、支払条件の確認は取引の一部です。ここを曖昧にしたまま案件を重ねるほうが、後で言い出しにくくなります。1件目のうちに聞く習慣をつけておくのが結局いちばん楽です。

次にやること

手数料の扱いを決めたら、請求書のテンプレートに備考欄の一文を最初から入れておきましょう。毎回書くか迷う時間がなくなり、書き忘れも防げます。テンプレートを一度作れば、2件目以降は金額と日付を変えるだけになります。

よくある質問

副業の請求書で、振込手数料は法律上どちらが負担するのが原則ですか？

民法485条により、別段の合意がなければ支払う側（発注者）の負担が原則です。振込手数料は代金を受け取る側の口座まで運ぶための費用と位置づけられるためです。ただしこの条文は任意規定なので、契約書や請求書で受注者負担と合意していればそちらが優先されます。

請求書に振込手数料について書く場合、どこに何と書けばよいですか？

備考欄に一文で書きます。相手に負担してもらう場合は「恐れ入りますが、振込手数料は貴社にてご負担いただけますようお願いいたします」、自分が負担する場合は「振込手数料は当方にて負担いたします」と記載します。振込先口座情報の近くに置くと支払い担当者が確認しやすくなります。

振込手数料を自分が負担する場合、請求額は手数料を引いた金額で書くのですか？

引かずに満額で書きます。請求額は報酬と消費税を通常どおり計算した金額を記載し、備考欄で手数料を差し引いて振り込む旨を伝えます。帳簿上は売上を請求額の満額で計上し、差し引かれた手数料分は支払手数料として経費に記録します。

振込手数料を相手負担にできると、受け取る額はどれくらい変わりますか？

1回あたりは数百円ですが、回数で効いてきます。月2件の請求を1年続けると24回になり、1回440円なら年間1万円を超える差になります。請求書の備考欄に相手負担の一文を入れて合意できれば、その分がそのまま手元に残ります。

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