催促メールの例文、送るまで何営業日空ける？

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返事を待っている間って、地味に消耗します。こちらの作業が止まっているのに、催促の一言が書けない。書き出しを何度も打っては消して、結局その日は送らないまま終わる。正直なところ、催促メールが苦手な理由は「文章力」ではなく「いつ送っていいか分からない」「責めているように読まれるのが怖い」という2つの不安にあります。

この2つは、目安と型を持っておけばほぼ解消できます。何営業日空けるか、どの順番で書くか。決めてしまえば、あとは当てはめるだけの作業になります。

催促メールは何日空けてから送る？

まず「送っていいタイミング」から決めましょう。ここが決まらないと文面も書けません。

目安として、実務コラムで共通して挙げられているのは最初のメールから3〜5営業日程度です。送った翌日にすぐ催促するのは避けたほうがよい、という点も共通しています。相手にも検討や社内確認の時間が必要だからです。

ただし、これは社外・通常案件の目安。相手との距離と案件の重さで調整します。

サイボウズ メールワイズ・メールディーラーの解説をもとに作成

上の表で「営業日」と書いているのは意図的です。金曜の夕方に送ったメールは、3営業日後＝翌週水曜。土日を数に入れてしまうと、相手からすれば「1営業日しか経っていないのに催促された」ことになります。カレンダーの日数ではなく、営業日で数えてください。

そもそも「遅い」と感じられる基準はどのくらい？

感覚のずれを埋めておくと、催促の判断がしやすくなります。一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2024」（2024年4月に1,498人へ調査）では、約7割の人が「1日（24時間）以内」に返信がないと「遅い」と感じるという結果が出ています。

ただし同じ調査で、68.36%の人が「返信が遅れてしまうことがある」と答えており、その理由の1位は「すぐに結論が出せない」（51.66%）でした。つまり多くの人が「早く返すべき」と思いながら、実際には返せずにいる。返事が来ない相手も、たいていは悪意で放置しているわけではない、ということです。

待ち続けるとこちらの納期が危なくなります。3〜5営業日という目安は、相手の事情への配慮と自分の仕事の進行、その両方が成り立つ線です。相手が忘れている可能性も、メールが迷惑メールに振り分けられている可能性もあります。催促は「責める行為」ではなく「気づいてもらう作業」だと捉え直すと、送るハードルはかなり下がります。

角が立たない催促メールの型は？

文面は次の5つのブロックを順番に置くだけで作れます。順番を守ることが大事です。

1. クッション言葉「恐れ入りますが」「お忙しいところ恐縮ですが」で入る。
2. いつ送ったかの事実「◯月◯日にお送りした件」と日付で特定する。相手が探しやすくなる。
3. 行き違いへの配慮「行き違いでしたら申し訳ございません」を一文。相手の落ち度と決めつけない。
4. してほしいこと「ご確認いただけますでしょうか」と、依頼の形で書く。
5. 期日「◯月◯日までに」と具体的な日付で示す。「お早めに」は避ける。

この5つのうち、抜けると角が立ちやすいのが3番目です。「まだご返信をいただけておりません」だけで終わると、事実の指摘が非難として読まれます。「行き違いでしたら恐縮です」の一文があるだけで、同じ内容が「確認のお願い」に変わります。

件名はどう書く？

本文より先に読まれるのが件名です。埋もれさせないために、頭にラベルを付けます。

件名を丸ごと書き換えてしまうと、相手は前のメールと結びつけられません。元の件名を残したままラベルを足すのが、探す手間を増やさないやり方です。

そのまま使える催促メールの例文は？

場面別に3つ用意しました。日付と固有名詞を差し替えれば、そのまま送れます。

社外へ・1回目の催促（もっとも使う型）

最後の「前回の内容を転載」は地味に効きます。相手が過去メールを掘り返さずに済むので、返信までの手間が一段減ります。元のメールを引用して下に貼り付けるだけです。

社内へ・軽い確認

社内では「進めておく形でも問題ない」のように相手の逃げ道を用意すると、返信が早くなります。返事をするコストが下がるからです。

2回目以降・期日が迫っているとき

2回目では、「返事がない場合はこう進める」という次の一手を書いておくのが有効です。相手を追い込む文ではなく、こちらが止まらないための宣言として書きます。この一文があると、返事が来なくても業務は前に進みます。

やってしまいがちな書き方は？

悪気なく書いた一言が、思ったより強く届くことがあります。よくある3つを挙げます。

言い換えの共通点は、相手の状態を評価する言葉を、こちらの依頼に置き換えていることです。「まだ来ていない」「再三」は相手の落ち度を数える表現で、書いた側が思うより非難の色が出ます。

「お早めに」を日付に変えるのも同じ理由です。期日が曖昧だと相手は優先順位を判断できず、結局また後回しになります。日付を書くのは急かすためではなく、相手が判断できるようにするためです。

催促しなくて済むように、先に仕込めることは？

いちばん楽なのは、そもそも催促が要らない状態を作ることです。最初のメールを送る時点で、次の2つを入れておきます。

期日だけを書くと押しつけに見えますが、理由が付くと相手は納得して優先順位を上げられます。ここまでやっても返事が来ないときは、堂々と催促していい場面です。

初回に期日を置いておくと、催促メールの根拠が自動的にできあがります。「◯日までとお伝えしていた件」と書けるので、こちらが理不尽なお願いをしている感じにもなりません。催促メールの上手さは、実は最初のメールの書き方で半分決まっています。

返事が来ないのは、たいてい相手が忙しいか、忘れているか、メールが埋もれているかのどれかです。3〜5営業日を目安に、責めずに、日付を添えて。この3つだけ持っておけば、催促メールで悩む時間はぐっと減ります。

よくある質問

催促メールは最初のメールから何日後に送るのが適切ですか？

社外の通常案件では3〜5営業日程度空けてから送るのが目安とされています。社内の簡単な確認事項なら1〜2営業日、社外の重要案件は3営業日以上が目安です。土日を含めたカレンダー日数ではなく営業日で数えるため、金曜送信なら翌週水曜以降が3営業日後にあたります。送信翌日にすぐ催促するのは避けたほうがよいとされています。

催促メールの件名はどう書けばいいですか？

元の件名は変えずに、頭に【ご確認】や【再送】を付けるのが有効です。元の件名を残すことで相手が過去のやりとりを探しやすくなります。「至急」「催促」といった語は圧が強く出るため避け、必要なら件名に「（◯月◯日まで）」と期日を添えると、相手が開く前に緊急度を判断できます。

相手を責めているように読まれない書き方のコツはありますか？

「行き違いでご返信をいただいておりましたら申し訳ございません」の一文を入れることです。メールの未達や迷惑メール振り分けの可能性に触れ、相手の落ち度と決めつけない配慮になります。あわせて「恐れ入りますが」「お忙しいところ恐縮ですが」といったクッション言葉を冒頭に置き、「まだ返信がありません」ではなく「ご確認いただけますでしょうか」と依頼の形で書きます。

2回催促しても返事が来ない場合はどうすればいいですか？

メールを重ねるより、電話やチャットで直接確認したほうが早く解決することが多いです。また2回目のメールの時点で「◯月◯日までにご回答がない場合は、一旦◯◯の前提で進めさせていただきます」と次の対応を明記しておくと、返事がなくても業務を止めずに済みます。ただし金額・納期・契約に関わる内容は、後から確認できるようメールで記録を残してください。

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