ショートカットキー 時短の定番12個と定着手順

画像出典: 写真: MichaelMaggs（CC BY-SA 3.0 / Wikimedia Commons）

マウスとキーボードを往復する動きは、1回あたりは1〜2秒です。ただ、コピーと貼り付けを1日に何十回も繰り返す仕事だと、その往復が積み上がって「なんだか疲れた」の正体になります。

正直なところ、ショートカットの一覧を眺めるだけなら5分で終わります。難しいのはそのあとで、覚えた数ではなく、手が勝手に動く数だけが時短になります。ここでは、まず押さえたい12個と、それを実際に体へ入れていく練習の手順を順番に見ていきます。

まず覚えるショートカットはどれ？

最初から30個を一覧で渡されても、使われるのは数個です。ここでは「ほぼどのアプリでも同じように効く」ものだけを12個選びました。選定は筆者の整理で、操作内容と組み合わせはマイクロソフトのWindows向け解説ページに記載されているものです。

マイクロソフトの公表情報をもとに作成

上の12個のうち、前半の9個は文字やセルを扱うほぼすべてのアプリで共通です。メール、ブラウザの入力欄、ExcelやWordでも同じ指の動きが通ります。Excelでもセルのコピーは Ctrl+C、貼り付けは Ctrl+V、上書き保存は Ctrl+S です。つまりアプリごとに覚え直す必要はほとんどありません。

後半の3個は、画面そのものを動かす操作です。Alt+Tab は押したまま何度かTabを叩くと、開いているウィンドウを順に選べます。資料とメールを行き来する時間が、タスクバーをクリックして探すより短くなります。

Ctrl+Z と Ctrl+Y はセットで覚える

Ctrl+Z は直前の操作を取り消し、Ctrl+Y はその取り消しをもう一度やり直します。この2つを知っていると、「消してしまった」「書き換えてしまった」で固まる時間がなくなります。思い切って編集できるようになるという意味で、速さ以上に効く組み合わせです。

覚えても使えないのはなぜ？

新しい操作が定着するまでの期間は、よく言われる「21日」よりも長いと考えたほうが現実に合います。「21日」の出どころは1960年刊行の書籍『サイコ・サイバネティクス』で、整形外科医マクスウェル・マルツが患者が新しい外見に慣れるまで平均21日かかると観察した逸話的な数字です。厳密な実証研究の結果ではありません。

行動が「自動的」に感じられるまでの日数を実際に測った研究もあります。ロンドン大学（UCL）のPhillippa Lally氏らが、96人を対象に84日間、毎日の健康行動がどの程度自動的に感じられるかを追跡した研究では、自動化までの平均は66日でした。同じ研究の中で個人差は大きく、最短18日で習慣化した人から、254日かけても習慣化しなかった人までの幅がありました。

この数字を見ると気が重くなるかもしれませんが、見方を変えると役に立ちます。3日で戻ってしまうのは意志が弱いからではなく、2か月前後かかるものを3日で判定しているだけです。やめる判断を急がないための目安として使えます。

同研究が示すのは、同じ状況での繰り返しが自動化を促すという点です。言い換えると、「気が向いたときに使う」では定着しにくく、決まった作業の中で繰り返すほうが近道になります。

どう練習すれば手が勝手に動くようになる？

以下は、同じ場面での反復という考え方を日々の仕事に落とした筆者の手順です。新しく時間を取る必要はなく、いま使っているファイルの上でそのまま進められます。

1. 今週の2個を決める12個から2個だけ選び、付箋に書いてモニターの右下に貼ります。おすすめは Ctrl+S と Ctrl+Z。失敗しても戻せる安心感があり、使う場面が1日に何度も来ます。
2. 使う作業を1つ指定する「議事録を書くとき」「Excelの表を直すとき」など、作業を1つに決めます。全場面で使おうとすると意識が続きません。
3. マウスに手を伸ばす前に一瞬止まる手が動きかけたら止めて、「これはショートカットがあったか」と考えます。最初の数日はこの一瞬だけが練習です。
4. 口の中で唱えながら押す「コントロール・エス」と頭の中で唱えて押します。指の動きと名前が結びつくと、思い出す速さが変わります。
5. 1週間たったら2個追加する前の2個が無意識に出るようになってから次へ進みます。出ていなければ、同じ2個をもう1週間続けます。

上の割り振りどおりに進めると、12個で6週間です。UCLの研究が示した平均66日に照らすと、最後の2個が手に馴染むのは3か月目あたりという見立てになります。急いで全部貼り出すより、このくらいの速度のほうが結果として残ります。

ブラウザで効く2つも押さえておく

ブラウザのタブを閉じるのは Ctrl+W、閉じたタブを戻すのは Ctrl+Shift+T です。多くのブラウザで共通して使える操作として広く知られています。調べ物でタブが増えがちな人は、12個に入れる代わりにこの2つを先に練習しても構いません。

Excelならもう1つ

Excelで合計を入れる Alt+Shift+= は、定番として広く紹介されている操作です。選択した範囲の下や右にオートSUMが入ります。表計算を毎日触る人は、Ctrl+S と並べて早めに練習する価値があります。

覚えたショートカットが定着したか確かめる方法は？

判定は簡単で、付箋を見ずに操作できたかどうかだけです。付箋を剥がして1日過ごしてみて、手が止まるなら貼り直します。回数を記録する必要はありません。

もう1つの目安は、マウスに手を伸ばしかけて止まる回数です。止まるようになったら、意識の段階には入っています。そこから無意識になるまでが、研究でいう自動化までの期間にあたります。

始める日を決める必要もありません。次にファイルを保存するとき、マウスを「ファイル」メニューへ動かす前に一度止まる。それが1個目の練習になります。

よくある質問

ショートカットキーは何個覚えれば仕事が速くなりますか？

毎日の作業で効くものに絞ると12個程度で足ります。コピー（Ctrl+C）、切り取り（Ctrl+X）、貼り付け（Ctrl+V）、元に戻す（Ctrl+Z）、やり直す（Ctrl+Y）、すべて選択（Ctrl+A）、検索（Ctrl+F）、上書き保存（Ctrl+S）、印刷（Ctrl+P）、ウィンドウの切り替え（Alt+Tab）、デスクトップ表示（Windowsキー+D）、エクスプローラーを開く（Windowsキー+E）が定番です。

ショートカットキーが身につくまでどのくらいかかりますか？

行動が自動的に感じられるまでの日数を測ったロンドン大学（UCL）のPhillippa Lally氏らの研究（96人を対象に84日間、毎日の健康行動の自動化度合いを追跡）では、平均66日でした。個人差は大きく、最短18日の人から254日かけても習慣化しなかった人までの幅があります。数日で戻ってしまっても、判定にはまだ早い段階です。

「習慣化には21日」という話は正しいのですか？

21日という数字の出どころは1960年刊行の書籍『サイコ・サイバネティクス』で、整形外科医マクスウェル・マルツが患者が新しい外見に慣れるまで平均21日かかると観察した逸話的な数字です。厳密な実証研究に基づくものではないため、定着期間の目安としてはそのまま当てはめられません。

Excelのショートカットは別に覚え直す必要がありますか？

基本操作は覚え直す必要がありません。Excelでもセルのコピーは Ctrl+C、貼り付けは Ctrl+V、上書き保存は Ctrl+S で、他のアプリと同じです。Excel固有のものとしては、合計を入れるオートSUMの Alt+Shift+= が定番として広く紹介されています。

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