オンラインストレージ比較、複数端末で迷わない選び方

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オンラインストレージ（ファイルをインターネット上に置いて、どの端末からでも開けるようにするサービス）は、比べ始めると容量と月額の数字ばかりが並びます。正直なところ、その数字だけを見比べても決まりません。決め手になるのは容量ではなく、自分が普段どのソフトで資料を作り、誰に渡しているかです。

たとえば提案書をExcelで作って上司とコメントをやり取りする人と、動画や大きなデザインデータを社外の取引先に渡す人では、噛み合うサービスが変わります。まず主要4サービスの素の条件を並べてから、選ぶ順番をたどっていきます。

主要オンラインストレージ4つは何が違う？

国内の職場でよく名前が挙がるのは、Google Drive・Dropbox・OneDrive・Boxの4つです。容量と料金、それぞれが得意にしていることを並べると次のようになります（2026年10月時点の個人向け条件を中心にまとめ、公表されていない項目は空欄にしています）。

各サービスが公表するプラン情報（2026年10月時点）をもとに作成

無料で使える容量にこれだけ差があるので、Dropboxの2GBを「少ない」と感じる人は多いはずです。ただ無料枠の広さは、仕事の資料を置く前提だとそこまで効いてきません。資料が増えれば結局どのサービスでも有料プランに移るので、移った先で仕事が速くなるかどうかが分かれ目になります。

どれをどんな人に、で言えばこうです。Google Workspaceを使う職場の人はGoogle Drive、Word・Excel・Teamsが中心の職場の人はOneDrive。大きなファイルを複数端末で扱い、PC本体の容量に余裕がない人はDropbox。社外の協力会社に細かく権限を分けて渡したり、承認を回したりする人はBoxが噛み合います。

複数デバイスで資料を扱うなら何を基準に選ぶ？

判断の材料になるのは、次の5つの条件です。これは公式の様式や規格ではなく、サービスごとの機能差が出やすい点を編集部で整理したものです。上から順に自分の仕事を当てはめていくと、候補が2つくらいまで絞れます。

1つ目が最も強く効きます。会社がMicrosoft 365を契約しているなら、OneDriveはすでに使える状態になっていることが多く、WordやExcelの共同編集もそのまま繋がります。会社が払っているサービスを使い切る前に、自分で別のサービスを契約しても二重払いになるだけです。

オフラインで開く必要があるかで変わること

移動中に資料を開く機会が多いなら、オフライン対応を条件に入れてください。Dropboxには指定したファイルやフォルダをオフラインでも開けるようにし、オンラインに戻ったときに自動で同期する「オフラインアクセス」があります（Dropboxヘルプセンター）。同じアカウントでログインしたPC・スマホ・タブレットの間で最新版が自動的に反映される仕組みも備えています。

社外共有が多い場合に見るところ

外部とのやり取りが中心なら、容量よりも1ファイルのアップロード上限と権限管理を見ます。BoxはBusiness・Business Plusプランが容量無制限で、1ファイルのアップロード上限はBusinessが5GB、Business Plusが15GB。Enterpriseプランは1ユーザー月額35ドルで容量無制限、外部共同作業者数も無制限、アップロード上限は50GBです。Businessプラン以上ではBox Relayによるワークフロー自動化や電子サインも使えるため、承認を伴う書類が多い部署では、保管場所というより文書の流れを管理する基盤として選ばれています。

PCの容量を圧迫せずに同期する設定手順は？

全部のフォルダをパソコン本体に落とす設定になっていると、クラウドの容量をそのままPCに複製することになります。Dropboxには「選択型同期」があり、デスクトップアプリからハードドライブ上のDropboxフォルダを個別に追加・削除できます。PCから外してもクラウド上のファイルは消えないので、必要なフォルダだけを手元に置ける仕組みです。この機能は無料のBasicプランを含む全ユーザーが使えます（Dropboxヘルプセンター）。

1. 手元に要るフォルダを数える今週触る案件のフォルダだけを書き出します。過去案件と完了済みの資料は、ここでは含めません。
2. 同期の対象を絞るデスクトップアプリの同期設定を開き、書き出したフォルダ以外のチェックを外します。クラウド側には残るので、必要になったら戻せます。
3. 移動中に開く資料だけオフライン指定にするオフライン対応の機能がある場合、提案書や議事録など通信の弱い場所で開くものだけを指定します。全部を指定すると容量を節約した意味がなくなります。
4. スマホは閲覧専用と割り切るスマホ側は自動ダウンロードを切り、開いたときに読み込む設定にしておくと端末の容量を使いません。

会社の資料を置くときに先に確認することは？

ここが抜けると、便利さの前に止まります。社用PCと私物の端末を併用する場合、会社の情報システム部門が許可しているサービスと設定を先に確認してください。個人契約のストレージに業務資料を置くことを禁じている職場は珍しくありません。

判断の根拠が必要なときは、総務省が公表している「テレワークセキュリティガイドライン」が参考になります。現行は第5版で、テレワーク導入時のセキュリティ対策の考え方と対策例が示されており、社外からのアクセスや権限管理の整理に使えます。中小企業のシステム管理担当者向けの手引きも別途公開されています（総務省）。

容量の上限についても、契約前の確認事項が増えています。Microsoftは法人向けOneDriveの容量ポリシーの見直しを進めているため、プランの容量は契約時点の公表値を自分で確かめるのが安全です。価格も変わるので、Google One・Google Workspace・Dropbox・OneDrive・Boxいずれも、申し込み前に各社の料金ページで最新の金額を見てください。

今日できることはどれ？

比較表を眺めるより、自分の端末がいまどうなっているかを見るほうが収穫があります。使っているサービスの管理画面を開いて、容量の残りと同期対象のフォルダを確認する。それだけで、契約を変えるべきか設定を変えれば済むのかが分かれます。

その上で容量も機能も足りないと分かったら、5つの条件に当てはめて候補を2つに絞り、無料プランか試用で実際に資料を1つ置いてみる。使い勝手は触ってみないと分からない部分が大きいので、知ってから決めればいいと思います。

よくある質問

Google Drive・Dropbox・OneDrive・Boxのうち、無料で使える容量が一番多いのはどれですか？

この4つのうち、無料プランの容量が明確に大きいのはGoogle Driveの15GBです。Dropboxの無料Basicプランは2GB（2026年10月6日時点）となっています。ただし仕事の資料を扱う場合は無料枠だけで収まりにくいため、有料プランに移った後の使い勝手で選ぶほうが現実的です。

オンラインストレージを同期するとパソコンの容量が減ってしまいます。どうすればいいですか？

同期するフォルダを絞る機能を使います。Dropboxの「選択型同期」はデスクトップアプリからハードドライブ上のDropboxフォルダを個別に追加・削除でき、PCから外してもクラウド上のファイルは消えません。この機能は無料のBasicプランを含む全ユーザーが利用できます。

Boxはどんな職場で使われているのですか？

Boxは権限管理やワークフロー承認、電子サインといった文書管理の機能に強く、金融・医療など規制の多い業種や大企業の文書管理基盤として使われることが多いサービスです。Business・Business Plusプランは容量無制限で、1ファイルのアップロード上限はBusinessが5GB、Business Plusが15GBです。

個人契約のオンラインストレージに会社の資料を置いてもいいですか？

会社のルールによるため、情報システム部門が許可しているサービスと設定を事前に確認する必要があります。判断の参考になる公的資料として、総務省が「テレワークセキュリティガイドライン」（現行は第5版）を公表しており、社外からのアクセスや権限管理の考え方と対策例が示されています。

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