白紙のスライドを前に、30分固まっていませんか？
資料作成が進まない最大の原因は、構成・文章・デザインを同時に考えようとすることです。AIに構成案とたたき台の文章を出させ、自分は「選ぶ・事実を確かめる・言葉を整える」に集中する分担にすると、着手のハードルが大きく下がります。手順は「構成を出させる→項目ごとに肉付け→自分で仕上げ」の3ステップです。
その固まり方、よくわかります。資料作成でいちばん重い工程は、実は文章でもデザインでもなく、「何をどの順番で言うか」を決めることなんです。
GW明けの提案や社内企画が動き出すこの時期、たたき台づくりはAIに手伝ってもらいましょう。今週は経済産業省が生成AIの開発力強化プロジェクトで新たな研究開発テーマの採択を発表するなど、仕事でのAI活用はもう特別なことではなくなりつつあります。
この記事では、構成→肉付け→仕上げの3ステップで、AIと分担して資料のたたき台を作る手順を紹介します。
なぜ資料作成はこんなに時間がかかるのですか？
原因ははっきりしています。構成を考えながら文章を書き、書きながらスライドの見た目を直す。この「同時進行」が、行ったり来たりの時間を生んでいるからです。
特に白紙から構成を考える工程は、頭への負荷が最大です。ここで筆が止まり、とりあえず表紙のデザインをいじって時間が過ぎる…という経験、ありませんか。
資料作成の遅さは能力の問題ではなく、「決める・書く・飾る」を同時にやる進め方の問題です。だからこそ、工程を分ければ速くなります。
AIと分担する3ステップとは？
分担の全体像はこうです。頭を使う「判断」は自分、手を動かす「下書き」はAIに寄せます。
- 構成を出させる目的・読み手・分量を伝えて、目次案を複数出させます。自分の仕事は書くことではなく、選んで並べ替えることです。
- 項目ごとに肉付けさせる採用した構成の1項目ずつ、書くべき内容の下書きを出させます。一気に全部ではなく、区切って進めるのがコツです。
- 自分で仕上げる数字と事実を自分で入れ、言い回しを自分の言葉に直し、最後にデザインを整えます。
ポイントは順番です。スライドのデザインに触るのは、中身が固まった一番最後。ここを守るだけで、資料作成の迷走時間は目に見えて減ります。
構成を頼むときの指示はどう書けばいいですか？
そのまま使える形にすると、こんな指示です。
「社内の備品管理システム導入を提案する企画書を作ります。読み手は総務部長。分量はA4で2枚。目次案を3パターン出してください。それぞれの案の狙いの違いも添えてください」
コツは、1案ではなく3パターン出させることです。1案だけでは良し悪しの判断がつきませんが、3案並ぶと「Aの流れが読み手に合いそう」と選べるようになります。構成は「考える」より「選ぶ」方が、圧倒的に速くて確実です。
選んだあとは「B案で進めます。読み手が気にしそうな順に並べ替えてください」のように、対話で微調整していきましょう。
肉付けと仕上げはどう進めればいいですか？
肉付けは1項目ずつ頼む
「全部書いて」と頼むと、長いだけで平板な文章になりがちです。「まず『現状の課題』の部分だけ、話し言葉で下書きしてください」のように区切って出させると、質が安定します。
出てきた下書きは、そのまま使わず「材料」として扱います。使える段落だけ拾えば十分です。
仕上げは「事実」と「自分の言葉」
ここが人間の出番です。数字と固有名詞は、AIの出力を使わず自分で調べて自分で入れる。これが資料づくりの鉄則です。AIはもっともらしい数字を作ってしまうことがあるからです。
あわせて、語尾や言い回しを自分がプレゼンで話すトーンに直しておくと、発表当日に原稿と口調がズレる事故も防げます。
AIに任せてはいけない部分はありますか？
何を提案するか、いくらでやるか、どのリスクを取るか。この判断はAIに委ねないでください。AIはどんな結論にももっともらしい根拠を並べられるため、判断まで流されると資料の芯がなくなります。また、社外秘のデータや未発表の情報は入力しない、提出前の誤字・数字・宛先の最終チェックは必ず人間がやる。この2点も忘れずに。勤務先に生成AIの利用ルールがあれば、そちらが最優先です。
逆に、構成出し・言い換え・要約・見出し案づくりはAIの得意分野です。判断は人、下書きはAI。この線引きさえ守れば、資料作成はかなり気楽な仕事になります。
まとめ：白紙と向き合う時間をなくそう
資料作成のAI活用の本質は、「白紙から考える時間」をなくすことです。構成を3案出させて選び、1項目ずつ肉付けさせ、事実と言葉を自分で仕上げる。この分担なら、たたき台は驚くほど早く形になります。
まずは次の資料で、「目次案を3パターンください」のひとことから試してみてください。パワポを開いて固まる時間が、選んで進む時間に変わります。
よくある質問
資料作成にはどのAIを使えばいいですか？
ChatGPTやGeminiなどの対話型AIで十分始められます。構成案や文章の下書きは主要なAIに共通する得意分野なので、まずは普段使っているもので問題ありません。会社で契約しているAIツールがあるなら、機密情報の扱いの面でもそちらを優先してください。
AIが出した構成案はそのまま使ってもいいですか？
そのまま使うより、3案ほど出させて選び、読み手に合わせて並べ替えるのがおすすめです。資料の構成は「誰が読むか」で最適な順番が変わるため、読み手を一番よく知っているあなたの調整がひと手間入ることで、完成度が大きく上がります。
会社の情報をAIに入力しても大丈夫ですか？
勤務先の生成AI利用ルールに従うのが大前提です。ルールが未整備の場合も、社外秘の数値や顧客名は入力せず、「自社サービスA」のような伏せ字でたたき台を作り、手元のファイル上で実データに差し替える方法なら安全に活用できます。
スライドのデザインまでAIで作れますか？
スライドを自動生成するサービスもありますが、まずは中身（構成と文章）をAIと固める方が効果は確実です。デザインは会社のテンプレートに流し込むだけでも十分伝わります。中身が先に固まっていれば、デザインにかかる時間は自然と短くなります。
※本記事は各サービスの公式サイトおよび公開情報をもとに作成しています。内容・数値は変更される場合があるため、最新情報は必ず公式サイトでご確認ください。